Если с диск-жокеями и музыкантами (если вы решите внести живое выступление в программу)
при ответе на этоти вопросы все становится более-менее ясно (при том, что вы лично
сами знаете, кто что играет из выбранных вами участников, а не по рассказам малоразбирающихся
в музыке людей), то к подбору танцоров, модельера с коллекцией, каких-то специальных
шоу и т.д. необходимо подойти более детально, так как обычно они привносят немалое
разнообразие в программу и благодаря этому во многих случаях остаются ярким воспоминанием
о вечеринке у людей.
Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:
1. На какую категорию публики вы расчитываете на своей вечеринке?
2. Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность
выбора) проведения вечеринки?
3. Какой формат музыки будет доминировать в течение всей ночи?
Расписание программы лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились
на пик ночи - с полуночи до четырех утра. Не стоит ставить одного диск-жокея следом
за другим, чувство движения мероприятия должно происходить у людей постоянно,
поэтому между сэтом одного диск-жокея, под которого будут работать танцоры со
своими номерами, и сэтом следущего, который будет озвучивать, например, показ
коллекции модельера, можно сделать выступление музыкантов. А после показа может
идти следующий номер, и т.д. Причем следует обратить внимание на то, что если
в программе мероприятия присутствует выступление какого-то хэдлайнера (что больше
относится к мероприятиям гастрольного характера), оно должно носить "гвоздевой"
характер не с той точки зрения, что он просто играет, потому что приглашен, как
хэдлайнер, а быть состовляющим звеном концепции и программы, т.е. если это сэт
диск-жокея, параллельно его выступление может сопровождаться каким-то ярким шоу,
которое бы подчеркивало и одновременно выделяло этот отрезок времени программы
(согласитесь, что не один раз хэдлайнеры многих мероприятий не оставляли у нас
именно ярких воспоминаний, и совсем не потому, что их выступление было ниже среднего
уровня, а потому что оно просто сливалось с монотонностью программы всей ночи).
Информационную поддержку необходимо указывать в плане таким образом, чтобы было
ясно, кем она оказывается, на каких условиях, в каком объеме и в каком виде.
Бюджет мероприятия в большинстве случаев - это итоговая цифра всех расходов, связанных
с организацией и проведением, но вполне может возникнуть ситуация, когда эту цифру
вас могут попросить проконкретизировать по каждому пункту расходов отдельно, поэтому
на всякий случай имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов.
Бюджет.
Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо
выяснить суммы гонораров предпологаемых участников, сумму расходов на рекламу,
производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных
в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face
control и т.д.).
Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег
на организацию и проведение мероприятия:
1.Спонсоры.
2.Бюджет, выделенный клубом.
3.Собственные средства.
С первым вариантом, думаю, все понятно - условия работы со спонсорами практически
идентичны друг другу в большинстве случаев - за финансирование мероприятия спонсор
получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений
в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров - это занятие,
требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев - хороших
отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие
компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться небуду).
Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие,
выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей
самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного
вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас
это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра
отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания)
клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько
вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который
клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая
оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть
по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта
диск-жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода.
Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия
с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти
на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным
- ищите другой клуб.
Ну и, наконец, последний вариант, когда личные возможности организаторов позволяют
и два предыдущих по каким-то причинам становятся невозможными - это вложение личных
средств в организацию и проведение мероприятия. Имейте при этом ввиду, что если
в двух предыдущих случаях при стечении обстоятельств, повлекших за собой неудачно
прошедшее мероприятие, убытки придется считать другим людям, то в последнем случае
результат целиком и полностью отразится на вашем благосостоянии - либо пан, либо
пропал. К сожалению, иногда события, на организацию которых потрачены большие
суммы денег и человекоресурсов, не оправдывают себя, и на то бывает масса разных
причин. Но волков бояться - в лес не ходить, поэтому при принятии решения одолеть
бюджет собственными силами, у вас, по крайней мере, может появиться дополнительный
стимул приложить максимум усилий по организации и проведению вечеринки, дабы потраченные
деньги если и не приумножить, то хотя бы вернуть. Именно на этой стадии подготовки
и реализации творческий процесс пересекается с бизнес-процессом, что в совокупности
и делает клубную культуру клубным бизнесом, совмещая отдых одних людей и зарабатывание
на нем денег других. При этом ни в коем случае не ставьте перед собой первоначальной
задачу заработать денег, отодвигая на второй план реализацию каких-то творческих
идей - это может пагубно отразиться как на мероприятии, так и на отношении к вам,
как к организатору. Промоутер - это больше творческая работа, за которую вы получаете
вознаграждение в том случае, если сумели воплотить свою идею возможными средствами.
